BUDAPESTI MŰSZAKI ÉS GAZDASÁGTUDOMÁNYI EGYETEM

7 technika a halogatás ellen

Az egyetemi időszak izgalmas próbatételt jelent a saját időgazdálkodásunk szempontjából, mivel az életünk ez alatt a pár év alatt a legkevésbé strukturált: az óráink egy részéről eldönthetjük, hogy látogatjuk-e őket vagy sem, a feladataink elvégzését szabadon osztjuk be, a maradék időt pedig az általunk választott egyéb programok töltik ki.  

Amikor időgazdálkodásról beszélünk, kikerülhetetlen témát jelent a halogatással való megküzdés. Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány olyan praktikát, amelyek segíthetnek abban, hogy hatékonyabban szervezd az időd:

1, Értsük meg a halogatásunkat! Amikor úgy érezzük, hogy kísért a halogatás, akkor ezt a kísértést tekinthetjük figyelmeztető jelnek: kezdjünk el önmagunkra figyelni egy objektív, külső megfigyelő szemszögéből. Több módszer is létezik arra, hogy ezeket a megfigyeléseket kiélesítsük. Amikor úgy érezzük, hogy elindul egy halogatási hullám, próbáljuk meg regisztrálni a következőket:

• Mi történik most?
• Hogyan akadályozom magam abban, hogy a fontos dolgokkal foglalkozzam?
• Mit mondok magamnak a helyzet valódi prioritásairól?
• Milyen gondolatok jelennek még meg?
• Milyen érzéseket élek meg?
• Milyen tevékenységbe kezdek végül bele?

Ez a gyakorlat segít abban, hogy a halogatás „mikor-mit-hogyan” elemeit azonosítsuk, tudatosítsuk, ami segít a háttérben álló motiváció pontosabb megismerésében. A halogatás jellemzően az alábbi okok valamelyikére vezethető vissza:

• Kellemetlen, fárasztó a feladat
• Túl nagy volumenű a feladat, és ezért kétséges, hogy sikerül-e (kudarckerülés)
• Tökéletességre törekszem
• Szervezetlenség jellemez
• Nem akarok dönteni

Ezek azonosítása már önmagában segít megtörni a halogatásspirált, mivel a megfelelő okokra tudunk reagálni. Például, ha túl nagy volumenű a feladat, akkor legközelebb nem a helyzet elkerülésével reagálok, hanem lebonthatom a projektet kisebb lépésekre, amik könnyebben elvégezhetők. Fogadjuk el, hogy lesznek menetközben változtatások a tervben, és azt is, hogy időnként vissza fogunk esni, és újra halogatni kezdünk. Fontos, hogy ezt ne éljük meg kudarcként, hanem tanulási folyamatnak lássuk. Ha a cselekedeteinket elsősorban kísérletezésnek tekintjük, ami segít eldönteni, hogy mi működik és mi nem, akkor ez felszabadít minket az önértékelés terhétől.

2, Töltődjünk fel! A halogatás gyakran akkor lép életbe, amikor kimerülünk. Mivel az akaraterőnk egy véges erőforrás, fontos, hogy éppen úgy tekintsünk rá, mint bármely másik energiára (evés, alvás) – ha használjuk, akkor pótolnunk is kell. Fordítsunk tudatosan időt arra, hogy visszatöltsük az energiáinkat. Bár látszólag ez is viszi az időt, valójában sokkal többet tesz hozzá a hatékonyságunkhoz. Kezdjük a reggelt olyan tevékenységgel, ami energiát ad! Fontos, hogy megvizsgáljuk azokat a tevékenységeidet, amelyeket a halogatáskor végzünk – ezeket időrablóknak nevezzük. Jellemzően alacsony energia befektetést igénylő, „biztonságos” tevékenységek, amelyek elterelik a figyelmet, viszont jellemzően nem adnak valódi feltöltődést (Facebook, sorozatnézés, álmodozás vagy számítógépes játékok, hogy néhány klasszikusat említsünk). Ezeknek az azonosítása és a minimalizálása a következő lépés.

3, Legyünk szervezettek! A halogatás hátterében gyakran a szervezetlenség áll, ezért fontos, hogy kifejlesszünk ki egy olyan rendszert, amiben hatékonyan tudunk működni. Ez mindenkinek egyedi, ezért érdemes kísérletezni a különböző technikákkal:

• Ütemezzük be az ismétlődő eseményeket (pl.: csekkbefizetés, takarítás) és automatizáljuk őket.
• Minimalizáljuk az időrabló tevékenységeket, amik sok időt felemésztenek, alacsony megtérülés mellett (pl.: szelektáld ki az értelmetlen hírleveleket).
• Delegáljunk! Tedd fel a kérdést: van olyan, akire ezt a feladatot rá lehet bízni? Fontos, hogy ebben is működjön a kölcsönösség és ne tegyünk túl nagy terhet a másikra. Ha viszont tudom, hogy egy barátom ma a könyvtárban tanul, akkor megkérhetem, hogy hozzon el nekem egy könyvet. Cserébe legközelebb én segítem ki valami szívességgel.
• Időzítsük be azokat a feladatainkat, amelyek koncentrációt igényelnek olyan idősávokra, amikor kicsi az esélye, hogy megszakítanak.
• Legyen teendő listánk.  Használjunk egy olyan füzetet/applikációt, amely segíti a teendők listázását. Egy ilyen lista sokat segíthet abban, hogy amikor esélyünk van valamit elintézni (pl. mert épp arra járunk), akkor valóban eszünkbe is jusson az adott feladat.
• Használjunk egy felzárkózó (catch-up), fenntartó (keep-up) és egy előredolgozó (get-ahead) rendszert. Készítsünk 3 iratrendszert/teendőlistát az előbbi címkékkel. A felzárkózó feladatok azok, amelyeket egy ideje már halogatunk és továbbra is időszerűek és fontosak. A fenntartó rendszer azokat a feladatokat tartalmazza, amelyek a napi teendőlistánkra rá szoktak kerülni. Az előredolgozóba pedig olyanok, amelyekre ha időt szánnánk, akkor nagyban segítenék az életünket. A cél a felzárkózó rendszer teljes ledolgozása, majd a fenntartó rendszer kezelése (hogy ne alakuljon ki „hátralék”). Minden nap szánjunk időt az előredolgozó rendszerre is.

Bár önmagában a szervezés és az időmenedzsment rendszerek nem alkalmasak a halogatás megszüntetésére, ezek a technikák sokat segíthetnek abban, hogy a halogatás nehezebben megvalósítható legyen.  

4, A 10 perces szabály: Meglepően hatékony módszer a nagyobb, hosszabb távú projektek elkezdésére: első lépésként határozzuk meg, hogy 10 percet foglalkozunk egy feladattal. Amikor letelt, dönthetünk arról, hogy hosszabbítunk-e további 10 percre, vagy itt megállunk.

5, Tanuljunk meg célokat kitűzni! A célok tervek nélkül általában halogatásba fulladnak.  A visszafelé tervezés módszere során visszatekintünk az előttünk álló évre. Képzeljük el, hogy egy évvel később van. Egy hatékony év áll mögöttünk, ami során nem tökéletesen szűnt meg a halogatásunk, de sokat fejlődtünk ezen a területen. Ebből az elméleti jövőképből próbáljuk meg visszafejteni, hogy mit tettünk azért, hogy elérjük a fontos céljainkat. Lépésről lépésre, egészen a mai napig. A célkitűzés mindig legyen a SMART szempontoknak megfelelő:

• Specific – konrétan megfogalmazott
• Measurable – mérhető
• Attainable – elérhető
• Relevant – releváns
• Time-related – határidőhöz rendelt

6, Fejlesszük a projektmenedzsment készségeinket! Honnan fogjuk tudni, hogy fejlődtünk? Mit jelentene, ha 10%-kal kevesebbet halogatnánk? Fogalmazzuk meg ezeket, írjuk le és időnként tekintsünk rá. Készítsünk egy folyamatábrát, ami mutatja a napi haladást egy fontos projekt (pl.: szakdolgozatírás) kapcsán. A függőleges tengelyre egy beosztás kerüljön 1-100-ig, a vízszintes tengelyre pedig a napok. Jelöljük meg minden nap, hogy mennyit haladtunk előre. Ha egymás után több nap is azt tapasztaljuk, hogy nincs előrelépés, akkor ez egy azonnali visszacsatolás lehet a halogatásunkról.

7, Kérjünk támogatást! Keressünk egy támogató csoportot. Sokkal könnyebb megküzdeni a halogatással, ha vannak, akik megértenek és támogatnak ebben (pl.: egy tréningen). Emellett megkérhetünk barátokat, családtagokat, hogy időnként kérdezzenek rá arra, hogy hogyan haladunk a fontosabb projektekkel, és akiknek őszintén be tudunk számolni a nehézségekről és az eredményekről.

Forrás: http://www.smartrecovery.org/resources/library/ebooks/beat-procrastination-now.pdf